La Cámara de Senadores aprobó en lo general y particular con 90 votos a favor y 0 en contra, la Ley General de Archivos, que establece los principios y bases generales para la organización, conservación, administración y preservación homogénea de los documentos en posesión de cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo de los poderes de la Unión.
Los archivos en posesión de órganos autónomos, partidos políticos, fideicomisos y fondos públicos, así como de cualquier persona física, moral o sindicato que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad de la Federación, las entidades federativas y los municipios.
Determina las bases de organización y funcionamiento del Sistema Nacional de Archivos y fomenta el resguardo, difusión y acceso público de archivos privados de relevancia histórica, social, cultural, científica y técnica de la Nación.
Precisa que los sujetos obligados se regirán por los principios de conservación, procedencia, integridad, disponibilidad y accesibilidad, y que deberán administrar, organizar y conservar de manera homogénea los documentos de archivo que produzcan, reciban, adquieran o posean, de acuerdo con sus facultades, competencias, los estándares y principios en materia archivística.
Establece un sistema institucional para la administración de sus archivos y para llevar a cabo procesos de gestión documental, integrar documentos en expedientes, e inscribir en el Registro Nacional la existencia y ubicación de archivos bajo su resguardo, entre otros
Prevé que la información contenida en los documentos de archivo producidos, obtenidos, adquiridos, transformados o en posesión de los sujetos obligados, será pública y accesible a cualquier persona, siempre en consideración de la norma en términos de transparencia y acceso a la información pública y de protección de datos personales.
El Estado mexicano, agrega, deberá garantizar la organización, conservación y preservación de los archivos, a fin de respetar el derecho a la verdad y el acceso a la información de los archivos, así como fomentar el conocimiento del patrimonio documental de la Nación.
En la ley se puntualiza que cada sujeto obligado es responsable de producir, organizar y conservar los documentos de archivo sobre todo acto que derive de sus facultades, y que estos serán considerados documentos públicos.
En materia de derechos humanos, indica que los sujetos obligados deberán conservar y preservar los archivos relativos a violaciones graves de derechos humanos, así como a respetar y garantizar el derecho de acceso a los mismos, de conformidad con las disposiciones legales en materia de acceso a la información pública y protección de datos personales.
Los sujetos obligados deberán contar también con instrumentos de control y de consulta conforme a sus atribuciones y funciones, manteniéndolos actualizados y disponibles; debe contener un Cuadro general de clasificación archivística, Catalogo de disposición documental y los inventarios documentales.
Asimismo, prevé que cada sujeto obligado es responsable de organizar y conservar sus archivos, los servidores públicos deben elaborar una acta de entrega-recepción al separarse de su empleo y entregar los archivos bajo su custodia.
Señala que el Archivo General de la Nación será un organismo descentralizado y especializado en materia de archivos, que tendrá como fin promover la organización y administración de los mismos para preservar, incrementar y difundir el patrimonio documental de la Nación.
En la ley se detalla que el Sistema Institucional de Archivos será el conjunto de registros, procesos, procedimientos, criterios, estructuras, herramientas y funciones que desarrolla cada sujeto obligado y sustenta la actividad archivística, de conformidad con los procesos de gestión documental, el cual será coordinado por el Consejo Nacional de Archivos.
Dicho Consejo estará integrado por los titulares del Archivo General de la Nación, de las secretarías de Gobernación y de la Función Pública; un representante de las cámaras de Diputados y de Senadores, y del Poder Judicial de la Federación; un comisionado del Instituto Nacional de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
Así como por un integrante de la junta de gobierno del Instituto Nacional de Estadística y Geografía; un titular de la Auditoría Superior de la Federación; del Banco de México; un representante de los consejos locales, un representante de los archivos privados y otro del Consejo Técnico y Científico Archivístico.
Además, precisa la coordinación del Sistema Nacional de Transparencia, Acceso a La Información y Protección de Datos Personales y el Sistema Nacional Anticorrupción en Materia de Administración de Archivos.
Especifica que el patrimonio documental de la nación es propiedad del Estado Mexicano, es de dominio e interés público y está sujeto a la jurisdicción de los poderes federales y que se considera documentos de archivo a los monumentos históricos.
Contempla también la gestión documental electrónica, la incorporación, asignación de acceso, seguridad, almacenamiento, uso y trazabilidad; y prevé que cada entidad federativa contará con un sistema local. Las leyes de las entidades federativas regularán los sistemas locales y contarán con un consejo local como órgano de coordinación.
Asimismo, subraya que las personas físicas y morales, propietarios o poseedores de documento o archivos considerados de interés público, deberán garantizar su conservación, preservación y acceso y los declarados como monumentos históricos, deberán inscribirlos en el registro nacional.
Incluye un capítulo denominado De los fondos de apoyo económico para los archivos, del patrimonio documental de la nación y la cultura archivística, y proporciona un catálogo de infracciones en materia del acatamiento de las normas.
Previo a la discusión del dictamen, la Asamblea aprobó la modificación al Artículo 36, en la que se precisó que los documentos contenidos en los archivos históricos son fuentes de acceso público, una vez que haya concluido la vigencia documental y autorizada la transferencia secundaria a un archivo histórico.
Respecto al debate que se dio:
A favor del dictamen, la senadora María Elena Barrera Tapia, del PVEM, dijo que se fortalece y eleva la jerarquía del trabajo del archivo en la Federación, estados y municipios. Preserva documentos históricos y enriquece el patrimonio del país, determina las bases y funcionamiento del Sistema Nacional de Archivos, así como de los mecanismos que contribuyen al derecho a la información, libertad de ideas y construcción real de la historia.
La senadora Laura Angélica Rojas Hernández, del PAN, explicó que se trata de una ley que impactará los procesos de la administración pública, a fin de garantizar que la información que los sujetos obligados generen esté disponible y se le trate adecuadamente. Asimismo, destacó que con esta se fortalece la legislación en materia de transparencia y acceso a la información de archivos en manos de sujetos obligados.
El senador sin Partido Político, Alejandro Encinas Rodríguez, dijo que se busca regular y garantizar derechos humanos fundamentales como el acceso a la información pública, protección de datos personales y el derecho a la memoria a la verdad. Es un paso sustantivo ya que el Archivo General de la Nación deja de ser un órgano sectorizado a la Secretaría de Gobernación para dotarlo de autonomía técnica y de gestión, en el que se crea un Sistema Nacional de Archivos encabezado por el Archivo General.
La senadora Angélica Araujo Lara, del PRI, expuso que se aseguran mayores esquemas de transparencia y difusión de archivos al fomentar mejor resguardo de la memoria institucional, además de que se promueve y garantiza el uso de tecnologías de la información a fin de mejorar en las entidades del país la administración y disposición de archivos.
La senadora Carmen Dorantes Martínez, del mismo Grupo Parlamentario declaró que se recogieron propuestas de especialistas, académicos y organizaciones de la sociedad civil recabada en foros. Los sujetos obligados, resaltó, deberán conservar y preservar archivos relativos a violaciones graves en materia de derechos humanos.
Zoé Robledo Aburto, senador del PT, precisó que se lograron avances como sacar de la Segob la idea de que ahí debe residir y habitar la memoria de los mexicanos; con esta ley, el Archivo General de la Nación se puede transformar en una institución descentralizada con autonomía técnica y de gestión, como la guarida de la verdad y herramienta para alcanzar la libertad.
El senador del PAN, Héctor Larios Córdoba destacó que con la aprobación de este dictamen se resolvieron varios dilemas, como el derecho a la memoria y de la protección de datos personales y familiares, o si los archivos pueden ser públicos o privados, y esto se resolverá con la creación del Sistema Nacional de Archivos y el Archivo General de la Nación estará a cargo de este Sistema.
