Por Arq. Mario González R. Cedillo, CPP
Las críticas al gobierno federal por su desconocimiento en materia de administración pública me recordaron la importancia de la planeación estratégica como parte sustantiva del proceso administrativo a partir del diagnóstico FODA para la diseñar planes, programas y proyectos.
INTRODUCCIÓN
¿QUÉ ES LA PLANEACIÓN?
La planeación, también conocida como planificación, consiste en el proceso administrativo a través del cual se analiza el diagnóstico situacional actual (dónde estamos); se establecen los objetivos (dónde queremos llegar); se definen las estrategias (cómo vamos a llegar); y se definen las líneas de acción (cómo hacerlo) necesarias para alcanzar dichos objetivos generales y particulares.
Sea cual sea el tamaño de una institución, organización o empresa, la planeación es fundamental para el éxito de ésta, pues sirve de base para las demás funciones administrativas (organización, dirección, coordinación y control), permite reducir los umbrales de incertidumbre y minimizar los riesgos de tomas de decisiones precipitadas o equivocadas.
PROCESO DE LA PLANEACIÓN
Los pasos necesarios para realizar una planeación o planificación, son los siguientes:
1. Análisis de la situación actual.
En primer lugar debemos hacer un análisis externo, que nos permita conocer la situación del entorno y detectar oportunidades y amenazas, y un análisis interno, que nos permita conocer el estado o capacidad de la organización y detectar las fortalezas y debilidades. El llamado Análisis FODA.
En el análisis externo evaluaremos las fuerzas económicas, sociales, gubernamentales, tecnológicas; así como a la competencia, clientes y proveedores. Evaluaremos aspectos que ya existan, así como aspectos que podrían existir (tendencias). Y en el análisis interno evaluaremos los recursos con que cuenta la organización: financieros, humanos, materiales, tecnológicos, de seguridad y ambientales, etc.
2. Establecer objetivos.
Una vez realizado el análisis situacional, pasamos a establecer los objetivos de la organización, de acuerdo a los recursos o la capacidad que ésta posea, y de acuerdo al entorno externo que hemos analizado.
3. Formular estrategias y líneas de acción.
Una vez que hemos establecido los objetivos, pasamos a formular las estrategias y líneas de acción necesarias para alcanzar dichos objetivos.
4. Diseñar planes, programas y proyectos.
Una vez determinadas las estrategias o líneas de acción que vamos a tomar, pasamos a desarrollar planes, programas y proyectos, que consisten en documentos en donde se especifica cómo se van a alcanzar los objetivos propuestos, es decir, cómo se van a implementar o ejecutar las estrategias y líneas de acción formuladas. En dichos planes, programas o proyectos, debemos especificar:
Los pasos a seguir: qué tareas se van a realizar, necesarias para implementar o ejecutar las estrategias o acciones.
• La asignación de recursos: qué recursos se van a utilizar y cómo se van a distribuir.
• Los responsables: quiénes serán los encargados de llevarlas a cabo, implementar o ejecutar las estrategias o acciones.
• El cronograma con fechas y tiempos: cuándo se implementarán o ejecutarán las estrategias o acciones, y en qué tiempo se obtendrán resultados.
• El presupuesto: cuánto se invertirá en la implementación, instrumentación o ejecución de las estrategias o acciones.
TIPOS DE PLANEACIÓN.
La planeación en cualquier organización, básicamente puede ser de tres tipos: planeación estratégica, planeación táctica y planeación operacional.
• PLANEACIÓN ESTRATÉGICA.
En la planeación estratégica se analiza la situación actual, se establecen los objetivos generales de la empresa, se diseñan estrategias, líneas de acción y planes estratégicos necesarios para alcanzar dichos objetivos; planes que afectan una variedad de actividades y que parecen simples y genéricos.
La planeación estratégica se realiza a nivel de organización, es decir, considera un enfoque global de la organización, por lo que debe ser elaborada por la cúpula de la Alta Dirección, y ser realizada a largo plazo, en teoría, para un periodo de 5 años o más, aunque en la actualidad suele realizarse para un periodo no mayor de 3 a 5 años, debido a los cambios dinámicos del entorno y paradigmas.
• PLANEACIÓN TÁCTICA.
En la planeación táctica se analiza la situación actual, se establecen los objetivos específicos o metas de la organización, y se diseñan estrategias, líneas de acción y planes tácticos necesarios para lograr dichos objetivos; planes que a diferencia de los planes estratégicos, tienen un alcance más puntual, estrecho y limitado, estableciéndose con mayor detalle.
La planeación táctica se realiza a un nivel funcional, es decir, considera solamente cada dirección o área de la organización, por lo que debe ser elaborada por los responsables o jefes de cada dirección o departamento, y ser realizada a mediano plazo, para un periodo de 1 a 3 años.
• PLANEACIÓN OPERACIONAL.
Los detalles de planes a mediano plazo no son suficientes para lograr las operaciones inmediatas, siendo necesario detallar aún más este plan; esto es posible a través de los planes a corto plazo.
Los planes a corto plazo son usualmente planes a desarrollarse en un año o menos y contienen detalles y calendarios de tipo presupuestal o plan de financiamiento para su realización. Se basa en la lógica del sistema cerrado; la planeación se orienta hacia la optimización de los recursos y la maximización de los resultados.
El nivel de acción es muy reducido porque se deben obtener resultados inmediatos; es por ello que la administración debe tomar decisiones a corto plazo. Su amplitud se reduce sólo a una actividad específica.
Por este motivo el nivel operacional se orienta hacia la eficiencia. La planeación operacional, está constituida por numerosos planes operacionales que proliferan en las diversas áreas y funciones de la organización.
Fuente: Administración de “Procesos Administrativos” – Idalberto Chiavenato. Segunda Edición. 1998.
FUNCIÓN DE LA PLANEACIÓN
Se considera que la planeación es una función administrativa general básica, pues establece el marco conceptual y orienta el rumbo de las funciones de organización, dirección y control. Además la capacidad de planear de un individuo, grupo u organización es intrínseca a las competencias gerenciales.
FORMAS DE PLANEACIÓN
Condiciones para la correcta Toma de Decisiones.
CERTIDUMBRE. Es la condición en la cual los individuos están informados del problema y se conocen soluciones alternas; los resultados de cada solución son predecibles por completo. En condiciones de certidumbre, los altos ejecutivos al menos prevén (si no es que controlan) los hechos y sus consecuencias. Esta condición significa que se conoce en forma cabal y están definidos con claridad tanto el problema como las soluciones alternas,
INCERTIDUMBRE. Es la condición en que la organización no dispone de la información necesaria para asignar probabilidades a los resultados de las soluciones alternas. De hecho, quizá la institución está imposibilitada incluso para definir el problema, y ni hablar de que identifique soluciones opcionales y posibles resultados. La incertidumbre suele indicar que el problema y las soluciones alternas son ambiguos e inusuales.
Algunas organizaciones presentan el desafío a la necesidad de conocer -Need to know-; o sea: ¿cómo van a afrontar la competencia derivada de la globalización? Una técnica fundamental para poder responder a esa pregunta es la planeación estratégica, la cual está vinculada intrínsecamente con el proceso administrativo de la Alta Dirección; por tanto, todo directivo debe comprender su naturaleza y realización.
Cualquier institución u organización que no cuenta con algún tipo de formalidad en su sistema de planeación estratégica se expone a un desastre inevitable. Algunos ejecutivos tienen conceptos muy distorsionados de ésta y rechazan la idea de intentar aplicarla; otros están tan confundidos acerca de este proceso que lo consideran innecesario, y algunos más ignoran las potencialidades del mismo, tanto para ellos como para sus organizaciones.
Existen quienes tienen cierto conocimiento, aunque no lo suficiente para convencerse de que debe ser utilizada. Este artículo pretende proporcionar el conocimiento para un entendimiento claro, concreto, objetivo, pragmático y completo de la planeación estratégica, sobre cómo organizar su realización y de cómo ser instrumentada para implementarla.
GENERALIDADES
A. La Planeación: Aspectos Generales
Peter Drucker propone que el desempeño de un alto ejecutivo sea juzgado mediante el doble criterio de la eficacia (la habilidad para hacer las cosas “correctas”) y de la eficiencia (la habilidad para hacerlas “correctamente”).
De estos dos criterios, Drucker sugiere que la efectividad es más importante, ya que ni el más alto grado de eficiencia posible podrá compensar una selección errónea de metas. Estos dos criterios tienen un paralelo con los dos aspectos de la planeación: establecer las metas “correctas”, y después elegir los medios “correctos” para alcanzar dichas metas. Ambos aspectos de la planeación son vitales para el proceso administrativo.
B ¿Qué es Estrategia?
El Enfoque Tradicional: Al reflexionar acerca de los principios militares sobre la estrategia, el diccionario The American Heritage define como estrategia a “la ciencia y el arte de la comandancia militar aplicados a la planeación y conducción general de operaciones de combate en gran escala”.
Asimismo, el diccionario de Administración y Finanzas la define como “conjunto de líneas maestras para la correcta toma de decisiones que tienen influencia en la eficacia de una organización”.
El tema de la planeación sigue siendo un componente importante para la mayoría de las definiciones sobre estrategia en el área de la administración. Por ejemplo, Alfred Chandler de la Universidad de Harvard definió como estrategia “la determinación de las metas y objetivos básicos a largo plazo en una institución, organización o empresa, junto con la adopción de líneas de acción y la distribución de recursos necesarios para lograr estos propósitos”.
En la definición de Chandler está implícita la idea de que estrategia involucra planeación racional. La organización se describe según se escojan sus metas, se identifiquen las estrategias y líneas de acción que mejor le permitan cumplir sus objetivos y se asignen los recursos de forma oportuna.
De manera similar, James B. Quinn del Dartmouth College ha definido como estrategia a “un plan unificado, amplio e integrado, diseñado para asegurar que se logren los objetivos básicos de la institución, organización o empresa”.
La planificación estratégica tiene dos connotaciones relativamente diferentes: una consiste en realizar un “mapa de ruta” de las probables decisiones futuras de la organización o diseñar una acción personal para el futuro. En ambos casos nos enfrenta a la incertidumbre de qué pasará en el futuro y cómo actuaremos de manera conveniente para cumplir nuestros propósitos. Al final, las dimensiones organizacional y personal se entretejen en tanto al rumbo que elegimos para nuestras organizaciones, las cuales influirán en las personas.
En general, se trata de la interacción entre el ambiente externo y el ambiente interno de las entidades y la habilidad de estos para actuar de manera proactiva configurando estrategias que nos permitan aprovechar las fortalezas internas y las oportunidades externas (FODA).
Continuará…
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